Meetings rauben Teams wertvolle Arbeitsstunden für ihre Projekte. Mit Collaboration Tools lässt sich die gesamte Kommunikation bündeln, der Arbeitsablauf strukturieren und auch auf die hinterlegten Daten können alle zugreifen. So ist jeder im Team ständig auf dem Laufenden und weiß, was er zu tun hat – unabhängig davon, ob die Mitarbeiter im Nachbarzimmer oder in einer anderen Stadt sitzen. Und Sitzungen können mit den entsprechenden Tools wieder für das genutzt werden, wofür sie gut sind: den kreativen Austausch. 

Für kleine Unternehmen und Freiberufler gibt es günstige cloudbasierte Lösungen. Die Grundfunktionen sind oft sogar kostenfrei zu haben. Kommst du mit der Basic-Version aus, hat das zusätzlich den Vorteil, dass die Bedienung einfach bleibt. Auch für private Projekte sind die Anwendungen Gold wert, zum Beispiel für den Bau eines eigenen Hauses. Mit ihrer Hilfe kannst du dir die Aufgaben mit deiner Familie oder Baugruppe transparent aufteilen und ihr seid ständig auf dem Laufenden. So wird niemand vergessen und Aufgaben werden nicht doppelt oder gar nicht erledigt. Zusätzlich kannst du über das Bautagebuch und die DokBox in der Klickmal App jeden Schritt deines Wohnprojektes festhalten und mit Freunden und Familie teilen.

Ein passendes Tool für jede Aufgabenstellung

Um zu wissen, welches Programm für dich das richtige ist, solltest du dir genau überlegen, wofür du es einsetzen möchtest. Wie eine große Pinnwand mit To-do-Listen, Deadlines und Zeiterfassung? Oder willst du speicherintensive Dokumente verwalten, gemeinsam mit anderen an Präsentationen arbeiten und Videokonferenzen führen? Musst du eine große Bibliothek nach Daten durchsuchen? Hier sind fünf Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du dich entscheidest:

• Wofür brauche ich das Projektmanagement-Tool genau?
  Willst du nur Dateien verwalten und mit anderen teilen, brauchst du keine Softwarelösung, mit der du auch Videokonferenzen führen kannst. Anwendungen mit reduzierten Funktionen haben meist den Vorteil, dass sie einfach zu bedienen sind.
   
• Wofür werde ich das Tool morgen brauchen?
  Das Collaboration Tool, das bei deinen Seminararbeiten so nützlich war, stößt vielleicht schon bei deinem ersten Business an seine Grenzen. Es lohnt sich also, darüber nachzudenken, wofür man es in Zukunft braucht. Und zwar nicht nur, weil es sich mit vertrauten Anwendungen leichter arbeitet, sondern weil man in der Regel eine ganze Softwarestruktur um das Collaboration Tool aufbaut.
   
• Welche Programme benutzt du bereits und knüpft das neue Tool daran an?
  Die beliebtesten Collaboration Tools beweisen: Je mehr Dienste in einer Software integriert werden können, desto alltagstauglicher ist sie. Im besten Falle macht dein neues Collaboration Tool sogar gleich mehrere Messenger und Verwaltungssoftware überflüssig.
   
• Sind besondere Programmkenntnisse nötig, um mit dem Tool zu arbeiten?
  Bei Collaboration Tools geht es um Zusammenarbeit. Und gerade bei privaten Projekten wie zum Beispiel dem Hausbau oder der Hochzeitsorganisation sind sehr unterschiedliche Menschen involviert. Da ist es gut, eine Anwendung zu haben, die nicht nur für Technik-Fans leicht zu nutzen ist. 
   
• Wie kompatibel ist das Collaboration Tool mit deiner digitalen Ausstattung?
  ​Nichts ist ärgerlicher, als sich für eine Softwarelösung einen neuen Rechner oder ein neues Smartphone kaufen zu müssen.

Von Pinnwand bis Videokonferenz

Sobald du weißt, was du willst, kannst du gezielt prüfen, welches Collaboration Tool dir die meisten Vorteile bringt. Wir haben für dich zusammengestellt, welche Anwendungen sich in der Praxis besonders gut bewährt haben.

1. ASANA

Bei Asana konzentriert sich alles auf das Projektmanagement, inklusive Cloud-Service. Bei dieser Softwarelösung findest du, was du zur Bewältigung von großen Projekten brauchst: To-do- und Checklisten, Notizen, Kommentare und Meilensteine können übersichtlich angelegt und zugewiesen werden. Ändert jemand etwas, werden alle anderen in Echtzeit informiert – praktisch zum Beispiel für die Organisation von Events. Die Basis-Version ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenfrei. Die Planung und Verwaltung von Projekten mit Zeitleiste und Meilensteinen kostet 10,99 Euro im Monat.

2. WRIKE

Wrike ist ein flexibles Tool, entsprechend kann es etwas dauern, bis man herausfindet, wie man es am besten für sich selbst nutzt. Der wichtigste Vorteil ist, dass du hier Projekte in einer Kette von Abhängigkeiten definieren kannst, wie sie zum Beispiel beim Hausbau vorkommen. Verknüpfst du Arbeitsschritte miteinander, die Voraussetzung für die nächsten sind, werden automatisch alle abhängigen Entscheider benachrichtigt, wenn sich Deadlines verschieben. Die Handhabung bleibt jedoch immer einfach, Drag-and-Drop-Elemente sorgen dafür, dass du alles gleich nutzen kannst: Kommentar- und Abfragefunktionen, Statusbeschreibungen, Termin- und Dokumentverwaltung. Die kostenlose Basis-Version ist auf fünf Nutzer begrenzt.

3. SLACK

Slack ist ein echter Teamplayer und wird bereits in vielen kleinen und großen Unternehmen genutzt. Die Stärke dieser Softwarelösung ist, dass sie nahtlos an fast alle bekannten Dienste anknüpft. Slack integriert Mail, Twitter, Jira, Confluence, G Suite, um nur einige aufzuzählen, und erlaubt den mobilen Zugriff über Browser sowie iOS- und Android-Apps. Das heißt mit Slack können besonders heterogene Teams ihre Kommunikation vereinfachen. Durch leistungsstarke Suchfunktionen lassen sich Diskussionen und Dateien ganz leicht wiederfinden. Und das Tollste: Es ist so intuitiv zu bedienen, dass es von jedem Teammitglied begeistert angenommen wird. Der Gratis-Account kann bis zu zehn externe Dienste anbinden und bietet fünf Gigabyte Speicherplatz.

4. TRELLO

Das Erfolgsrezept von Trello ist seine universelle Einsetzbarkeit. Es eignet sich für die Organisation von privaten Projekten, bewährt sich aber genauso in großen Firmen. Die Grundidee von Trello ist, sich mit drei Funktionen seinen eigenen Workflow zu organisieren. Auf einem Board ist das komplette Projekt abgebildet. Mit Standardlisten kannst du die einzelnen Projektschritte nach To-do, Doing und Done kategorisieren. Die wirkliche Power von Trello kommt mit den so genannten Cards. Diese Karten kannst du mit farbigen Labels versehen, ihnen einen oder mehrere Benutzer zuweisen und Anhänge hinzufügen sowie – besonders praktisch – mit einem Ablaufdatum versehen: Je näher ein Erledigungstermin rückt, desto mehr wandert die Kartenfarbe ins Rot. Die Basis-Software ist kostenfrei und für die meisten Nutzer völlig ausreichend.

5. G SUITE

G Suite hieß früher Google Apps und ist das absolute Profi-Tool. Jeder Mitarbeiter erhält eine professionelle E-Mail-Adresse, gearbeitet wird nur noch in der Cloud. Hier werden keine Dokumente mehr hin- und hergeschickt und das Sichern der Projekte auf firmeneigenen Servern entfällt völlig. Da alles über den Browser läuft, hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche Programme, Tools und Dokumente. Back-ups und Programmupdates passieren automatisch, das bedeutet übrigens auch, dass nicht jeder Mitarbeiter ständig seine Hardware, also den Rechner, aufrüsten muss. G Suite kannst du kostenlos testen, die Basic-Version gibt es ab 5,20 Euro pro Nutzer im Monat.

Fazit: Collaboration Tools sind wirklich praktisch, vor allen Dingen bei umfangreicheren Projekten, bei denen viele kleine Einzelschritte auf mehrere Personen verteilt werden müssen. Auch Dokumente wie Rechnungen und Nachweise lassen sich so besser verwalten. Doch man sollte das wichtigste Collaboration Tool nie vergessen: das direkte Gespräch.