Vielleicht hast du schon einmal von der KonMari-Methode gehört? In ihrem ersten Buch „Magic Cleaning“ stellt die Japanerin Marie Kondo im Jahr 2011 ihre Aufräummethode vor und löst einen regelrechten Hype aus. Die Aufräumexpertin geht davon aus, dass wir langfristig mehr Ordnung schaffen, wenn wir uns nur noch auf Dinge konzentrieren, die uns wichtig sind. Sie rät deshalb dazu, sich von allem zu trennen, was uns keine Freude mehr bereitet. Um das zu erreichen, unterteilt Marie Kondo alle Gegenstände in Kategorien, weshalb bei ihr nicht nach Zimmern, sondern nach Gruppen aufgeräumt wird: Kleidung, Bücher, Unterlagen, Kleinkram und Erinnerungsstücke. Die Reihenfolge ist dabei entscheidend, denn Marie Kondo geht davon aus, dass es leichter ist, sich von Kleidung oder Büchern zu trennen, als von Erinnerungsstücken, zu denen man eine emotionale Bindung hat. Diese Prinzipien lassen sich auch auf die Arbeitswelt übertragen – und können auch eine Hilfe sein, das Homeoffice effizienter zu gestalten.

Warum aufräumen?

Die Autoren Marie Kondo und Scott Sonenshein gehen bei ihrem Buch „Joy at Work“ von Studien aus, die belegen, dass Unordnung das Gehirn überfordert und die Fähigkeit beeinträchtigt, Initiative zu ergreifen. Das hemmt die Produktivität. Wer häufig etwas suchen muss und mit Dingen, Informationen und Aufgaben überflutet wird, verliert die Kontrolle und büßt Entscheidungsfähigkeit ein. Als Folge steigt der Stress, während der Spaß an der Arbeit nachlässt. Eine ruhige, übersichtliche Umgebung erhöht im Gegensatz dazu sowohl die Produktivität als auch die Freude an der Arbeit. Studien haben außerdem ergeben, dass Mitarbeiter mit einem ordentlichen Arbeitsplatz eher als fleißig und intelligent eingeschätzt und daher auch häufiger befördert werden.

Kosmos Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz besteht heutzutage nicht mehr aus einem Schreibtisch mit Schubladen voller Papiere und einem Regal gefüllt mit Ordnern, sondern auch aus elektronischen Geräten, wie Computer oder Notebook auf denen wir Unmengen von Dateien speichern. Die Folge sind oft überquellende Mailpostfächer, überflüssige Kontakte in unseren Netzwerken und Chaos auf dem Desktop. Um Ordnung im Arbeitsleben zu halten, hält es Marie Kondo nicht nur für notwendig, den Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen, sondern alle Aspekte des Arbeitslebens: von E-Mails und digitalen Daten bis hin zu Aufgaben und Besprechungen. In ihrem Buch macht sie eine Reihe von Vorschlägen:

Praktische Tipps

Ordnung am Arbeitsplatz

Überlege dir zunächst, warum du aufräumst. Möchtest du mehr Spaß an der Arbeit haben oder einfach nur konzentrierter arbeiten? Dann wähle nur die Dinge aus, die zu diesem Ziel beitragen und wertschätze die Gegenstände, die du behältst. Überprüfe hierfür jeden einzelnen Gegenstand deines Arbeitsbereichs. Sortiere die Gegenstände nach Kategorien und räume alles in einem Rutsch auf. Finde für jeden Gegenstand, den du behalten möchtest, einen festen Platz und bewahre Dinge derselben Kategorie an gemeinsamen Orten auf.

Dinge, die du behalten solltest:

1.)   Dinge, die dir persönlich Freude bereiten, wie zum Beispiel ein Lieblingskuli, ein Notizblock mit einem besonders schönen Design oder ein Foto deiner Lieben.

2.)   Funktionale Dinge, die bei der Arbeit helfen, und die du häufig benutzt, weil sie dir die tägliche Arbeit erleichtern.

3.)   Dinge, die künftig für Freude sorgen werden. Das können anstehende Projekte sein oder zum Beispiel auch Belege. Die lösen zwar keine Freude aus, haben aber den Vorteil, dass dir Vorauszahlungen rückerstattet werden, wenn du sie vorlegst.

Bücher aussortieren

Zum Aussortieren holst du die Bücher aus dem Regal und stapelst sie. Stelle nur die zurück, die du behalten möchtest. Wenn du dir unsicher bist, stellst du dir die Frage: Würdest du das Buch auch heute kaufen, wenn du es in einer Buchhandlung sehen würdest?

Unterlagen aussortieren

Die Faustregel lautet: Sortiere alles! Dafür benötigst du etwas Zeit. Teile deine Unterlagen in drei Unterkategorien ein:

1.)   Unerledigt

2.)   Muss aufbewahrt werden

3.)   Soll aufbewahrt werden

Wenn du dich nicht entscheiden kannst, welche Unterlagen du behalten und welche du aussortieren sollst, stelle dir diese Fragen zu jeder einzelnen Unterlage: „Wann benötigst du sie?“, „Wie lange hast du sie schon?“, „Wie oft nimmst du sie noch in die Hand?“, „Findest du denselben Inhalt im Internet?“, „Hast du sie bereits auf dem PC gespeichert?“, „Wie groß wäre das Problem, wenn du sie nicht hättest?“ und „Bereitet sie dir wirklich Freude?“

Regeln für die Ablage

1.)   Teile deine Unterlagen in Kategorien ein, wie Präsentationen, Projektvorhaben, Berichte, Rechnungen oder unterschiedlichen Klienten.

2.)   Bewahre deine Unterlagen hochkant auf, so dass du jederzeit zugreifen kannst.

3.)   Richte ein Fach für Unerledigtes ein.

Visitenkarten aussortieren

Reduziere die Zahl der Visitenkarten und überdenke deine Beziehungen, indem du alle Visitenkarten einzeln durchgehst.

Kleinkram aussortieren
 

Krimskrams solltest du in aller Ruhe und im eigenen Tempo angehen. Sortiere auch hier nach Unterkategorien wie Büroartikel, Elektrozubehör, jobspezifische Dinge und persönlichen Bedarf.

Digitale Daten aufräumen

Digitale Dokumente, E-Mails und Smartphone-Apps haben ein und dasselbe Problem: Man kann mit Leichtigkeit alles speichern. Deshalb lagern auf unseren Geräten enorme Datenmengen. Um dein digitales Leben zu ordnen und zu entschlacken, sortierst du wieder nach Kategorien. Dabei fängst du mit den Dokumenten an und machst mit E-Mails und Smartphone-Apps weiter.

Wenige Ordner für Dateien

Beginne auf deiner Festplatte oder deinem Netzlaufwerk mit dem Bereich „Dokumente“ und allen darin enthaltenen Ordnern. Stelle dir folgende Fragen: „Benötige ich diese Datei für meine Arbeit?“, „Liefert sie mir eine Anleitung oder Inspirationen für zukünftige Arbeitsprozesse?“, „Löst diese Datei Freude in mir aus?“ Wenn die Antwort auf alle drei Fragen nein lautet, löschst du die Datei. Nimm danach alle anderen Ordner, wie zum Beispiel Bildordner und deinen Desktop in Angriff und wende dieselbe Vorgehensweise an.

Lass dein Postfach nicht überquellen

Behalte im Ordner Posteingang nur E-Mails, die noch eine Antwort oder irgendein anderes Vorgehen erfordern, oder aber solche, die du dir zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal genau durchlesen möchtest. Begrenze die zu bearbeitenden E-Mails auf eine Anzahl von 50. Wenn du eine E-Mail abspeichern musst, sortiere sie in einen von wenigen Ordnern, die du mit „Arbeit“, „Privat“ und „Finanzen“ betitelst. Da die Suche bei E-Mails besonders gut funktioniert, ist es nicht nötig, hier viele unterschiedliche Kategorien aufzumachen. Lösche E-Mails, die du nicht brauchst sofort. Leere die Ordner „Spam“ und „Papierkorb“ alle 30 Tage automatisch oder auch häufiger per Mausklick. Lege dir für die Bearbeitung von E-Mails bestimmte Zeiten im Kalender fest. Das hilft dir, produktiver und entspannter zu arbeiten. Lasse die E-Mails für den Rest des Tages unbeachtet. Kündige Geschäftspartnern diese neuen E-Mail-„Sprechzeiten“ an.

Weniger Apps

Nutzt du alle Apps, die du dir heruntergeladen hast? Wenn nicht, solltest du deine Apps aufräumen, so schaffst du Speicherplatz und verlängerst die Akkuleistung für diejenigen Anwendungen, die dir wirklich Spaß machen. Gehe jede einzelne App durch und frage dich: „Brauche ich diese App?“, „Hilft mir diese App bei der Arbeit?“, „Bereitet mir diese App Freude?“ 

Weitere Tipps darüber, wie du deine Zeit richtig einteilst, Entscheidungen strukturierst, Netzwerke entrümpelst, Meetings verbesserst, Teams gestaltest und mehr Freude in den Arbeitsalltag bringst erhältst du in dem Buch „Joy at Work“, Verlag Wunderlich, 224 Seiten, Hardcover 20,00 Euro, E-Book, 14,99 Euro.

Tipp: Lies auch unseren Artikel Richtig ausmisten: sieben Tipps für mehr Ordnung in deinem Zuhause.