Mit einem Fahrtenbuch dokumentieren Arbeitnehmer und Selbständige ihre Fahrten zur Abrechnung. Mühsamer Papierkram? Mit diesen Apps klappt die Dokumentation schnell und einfach auf dem Smartphone.
Wenn du beruflich mit dem eigenen Auto unterwegs bist, solltest du die Fahrten unbedingt dokumentieren. Das ist besonders wichtig, wenn du selbständig bist. Denn so kannst du die Kosten beim Finanzamt absetzen. Auch Angestellte sind verpflichtet, ihre Fahrten mit dem Dienstauto in einem Fahrtenbuch festzuhalten. Wichtig sind dabei vor allem folgende Angaben: Datum, Name des Fahrers, Abfahrts- und Zielort, gefahrene Kilometer sowie der Zweck der Fahrt. Teilst du dir das Auto mit anderen Personen, lohnt sich außerdem eine genaue Zeitangabe, um Verkehrsverstöße schneller nachvollziehen zu können.
Wer mit seinem Mitbewohner oder Nachbarn einen Carsharing-Vertrag abgeschlossen hat, sollte die Fahrten ebenfalls detailliert dokumentieren. Das erleichtert die spätere Abrechnung nach Nutzung. Zusätzlich sollten alle Beteiligten ihre Ausgaben wie etwa für Sprit oder die Autowäsche festhalten, um die Kosten für das gemeinsam genutzte Auto gerecht zu verteilen. Mit diesen Tools gelingt das ganz einfach:
Tour will dank automatischer GPS-Erfassung die Erstellung eines Fahrtenbuchs so einfach wie möglich machen. Als Fahrer musst du beim Losfahren nur das Hakerl bei „Aufzeichnen“ setzen und beim Ankommen wieder deaktivieren. Dazwischen erkennt Tour, ob du zu Fuß oder mit dem Auto unterwegs warst. Auch Tankstopps werden automatisch notiert. Zusätzliche Informationen lassen sich im Anschluss manuell hinzufügen. Die Grundversion ist kostenlos, per In-App-Kauf für 8,99 Euro schaltest du Kategorien, Statistiken sowie die Bluetooth-basierte Fahrzeugerkennung frei. Die Export-Funktion für das Speichern als CSV- oder Excel-Datei kostet einmalig weitere fünf Euro.
DriveBox lohnt sich vor allem für Arbeitgeber. Herz des Systems ist ein On-Board-Diagnose-Stecker (kurz: OBD2-Stecker) mit integrierter Datenverbindung, der per Steckverbindung im Auto eingebaut wird. Über die Smartphone-App meldest du als Fahrer, ob eine Fahrt privat oder geschäftlich ist und kannst Kommentare einfügen. Die eigentliche Erfassung der Daten übernimmt DriveBox komplett selbstständig. Dank verschlüsselter Datenanbindung haben Arbeitgeber stets Zugriff auf getätigte Fahrten und können daraus Berichte erstellen. Pro Stecker verlangt das Unternehmen 9,99 Euro im Monat – Datenübertragung inklusive.
Ebenfalls mit OBD2-Dongle statt mit dem GPS des Smarthones funktioniert Autologg. Nach der Installation und Registrierung über die Smartphone-App erfasst der Stecker automatisch alle Fahrten mit Datum, Ort und Kilometerstand und ermöglicht so ein durchgängig geführtes Fahrtenbuch. Das Smartphone wird erst zur Auswertung und Zuordnung der Fahrten benötigt: Durch einen Wisch von links nach rechts oder von rechts nach links wird eine Fahrt als „privat“ oder „geschäftlich“ eingeordnet. Der Zweck der Fahrt kann manuell eingetragen werden. Praktisch: Als Hotspot markierte Orte erhalten automatisch den richtigen Namen. Parkst du beispielsweise in einem 200-Meter-Radius deiner Arbeit, markiert Autologg den Ort automatisch mit einem gewählten Namen statt der Adresse. Der Stecker kostet einmalig 99 Euro, nach einem Jahr werden unter anderem für die Datenübertragung jährlich 59 Euro fällig.
Dank OBD2-Stecker trackt Ryd deine Fahrten wie Autologg ebenfalls automatisch. Mit zusätzlichen Informationen wie dem Zweck der Fahrt wird daraus ein elektronisches Fahrtenbuch, das du als Nachweis beim Finanzamt einreichen kannst. Zusätzlich überwacht die App deinen durchschnittlichen Spritverbrauch, den Tankfüllstand und den Batteriezustand. Per „Follow me“ teilst du deinen Standort optional mit anderen Personen, damit diese dir folgen können. Außerdem fügt Ryd deinem Fahrzeug einen GPS-Alarm als Diebstahlwarnung und Abschlepp-Alarm hinzu. Ryd gibt es unter anderem im A1-Shop.
Über Pace haben wir schon einmal berichtet. Der kleine Stecker hilft aber mit seinem Spritspartrainer nicht nur dabei, die Kosten zu senken, sondern protokolliert ebenfalls alle Fahrten in einem elektronischen Fahrtenbuch. Statt die Daten per Mobilfunk zu übermitteln, synchronisiert sich der Stecker beim Einsteigen mit deinem Smartphone. Praktisch: Verleihst du dein Auto, kann sich der Fahrer die App kostenlos installieren und ein eigenes Fahrtenbuch für seine Fahrten führen. Da das Fahrtenbuch personenbezogen ist, wird in deinem Fahrtenbuch eine „Privatfahrt“ ausgewiesen. Du siehst dann auch nicht, wohin gefahren wurde, sondern lediglich die insgesamt gefahrenen Kilometer. Auch wenn jemand ohne Pace eine Fahrt mit deinem Auto macht, wird diese im Fahrtenbuch ebenfalls als Privatfahrt ausgewiesen.
In Europa haben die meisten Autos ab Baujahr 1996 eine On-Board-Diagnose-Schnittstelle. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie in Europa für alle Autos mit Benzinmotor ab Baujahr 2001 und für Dieselfahrzeuge ab Baujahr 2003. Ob und wo dein Auto eine OBD2-Schnittstelle hat, verrät dir unter anderem diese kostenlose iOS- und Android-App.
